Datenschutz beim Mitgliedsantrag

Der Mitgliedsantrag unter mitglied.rsc-ueberherrn.de ist eine eigene Anwendung und nicht Teil unseres Vereinsauftritts: er nimmt Ihre Angaben entgegen, erzeugt daraus die Beitrittserklärung und begleitet den Antrag bis zur Entscheidung. Für www.rsc-ueberherrn.de und rennen.rsc-ueberherrn.de gilt die Datenschutzerklärung dieser Seiten.

Verantwortlicher

RSC Überherrn e.V. Überherrn-Saar

Im Sand 16

66802 Überherrn

E-Mail: info@rsc-ueberherrn.de

Welche Daten wir erheben

• Beitrittsdatum, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht
• Anschrift, Land, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• die gewählte Beitragsart
• bei Minderjährigen: Name der oder des Erziehungsberechtigten
• beim ermäßigten Beitrag: der hochgeladene Nachweis, in der Regel die Kopie eines Schüler- oder Studentenausweises
• für den Beitragseinzug: Kontoinhaber, IBAN, BIC, Kreditinstitut und das SEPA-Mandat

Dazu, was beim Aufruf technisch anfällt: IP-Adresse, Zeitpunkt und Adresse des Aufrufs, ein Sitzungscookie. Ohne die Angaben im Formular können wir den Antrag nicht bearbeiten; der Nachweis wird nur beim ermäßigten Beitrag verlangt.

Wozu und auf welcher Grundlage

Wir verarbeiten die Angaben, um über Ihren Beitritt zu entscheiden und die Mitgliedschaft zu führen, die Bankverbindung, um den Jahresbeitrag einzuziehen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Bestätigung der E-Mail-Adresse und die Begrenzung der Anträge je Zeitraum sollen falsche und missbräuchliche Anträge vermeiden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unterlagen, die zugleich Buchungsbeleg sind, bewahren wir auf, weil das Gesetz es verlangt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 257 HGB).

Über die Aufnahme entscheidet ein Mensch. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Was mit Ihrem Antrag geschieht

Nach dem Absenden erzeugt die Anwendung die Beitrittserklärung als PDF und schickt sie Ihnen zusammen mit einem Bestätigungslink, der 48 Stunden gültig ist. Klicken Sie ihn nicht, wird der Antrag nicht vorgelegt. Danach entscheidet die Mitgliederverwaltung über die Aufnahme, und wir halten fest, wer wann entschieden hat. Sie erhalten eine Willkommensnachricht oder eine Absage. Ihre Stammdaten werden anschließend von Hand in unsere Mitgliederverwaltung übernommen.

Ein Hinweis: Das PDF enthält auch Ihre Bankverbindung, und E-Mail ist auf dem Transportweg nicht durchgehend verschlüsselt. Wenn Sie das nicht möchten, schreiben Sie an info@rsc-ueberherrn.de, dann nehmen wir Ihren Antrag auf einem anderen Weg entgegen.

Wer die Daten außer uns verarbeitet

Diese drei sind für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig:

• IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Dort läuft die Anwendung, Standort Deutschland, und dort liegen die Datenbank und die erzeugten Dateien.
• Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, Dublin 18, Irland. Über die Postfächer des Vereins bei Microsoft 365 gehen die Nachrichten der Anwendung hinaus. Eine Verarbeitung außerhalb der EU ist dabei nicht ausgeschlossen; Grundlage sind die Standardvertragsklauseln und der Angemessenheitsbeschluss zum „EU-US Data Privacy Framework“.
• Tineon AG, Uferpromenade 5, 88709 Meersburg, Anbieter unserer Mitgliederverwaltung verein.cloud. Übernommen werden dort Stamm- und Kontaktdaten, Beitragsart und Bankverbindung, nicht der Nachweis.

Um BIC und Kreditinstitut zu ermitteln, fragt unser Server beim Dienst openiban.com nach. Übermittelt wird allein die IBAN: die Anfrage stellt der Server, nicht Ihr Browser. Sie können beides auch von Hand eintragen.

Im Übrigen geben wir Ihre Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Die Bankverbindung geht im Rahmen des Lastschrifteinzugs an unser Kreditinstitut.

Cookies und Protokolle

Solange Sie das Formular ausfüllen, setzt die Anwendung ein Sitzungscookie. Es schützt das Formular vor fremden Absendungen und ist für den Betrieb erforderlich; eine Einwilligung braucht es dafür nicht (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Analyse, Tracking und Werbung gibt es nicht, ebenso wenig eingebundene Inhalte anderer Anbieter.

Der Server protokolliert die Zugriffe mit Zeitpunkt, IP-Adresse und aufgerufener Adresse. Das dient dem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden fortlaufend überschrieben, sobald ein festgelegter Umfang erreicht ist, und nicht ausgewertet.

Wie lange wir die Daten aufbewahren

• Anträge ohne Bestätigung der E-Mail-Adresse: 30 Tage.
• Abgelehnte Anträge: sechs Monate nach der Entscheidung.
• Der hochgeladene Nachweis: bis über den Antrag entschieden ist.
• Angenommene Anträge: für die Dauer der Mitgliedschaft, danach zehn Jahre, soweit die Unterlagen Buchungsbeleg sind (§ 147 Abs. 1 AO, § 257 Abs. 1 HGB). Das SEPA-Mandat bis 14 Monate nach der letzten Lastschrift.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten (Art. 20). Soweit wir auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie widersprechen (Art. 21). Wenden Sie sich an info@rsc-ueberherrn.de oder an die oben genannte Anschrift.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken.